Hiện nay, nhiều tổ chức phi lợi nhuận đang phải đứng trước nhiều thắc mắc mà các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đang gặp phải như: Làm thế nào tôi có thể liên hệ với khách hàng của mình? Phương tiện truyền thông nào mang lại cho công ty của tôi lợi nhuận cao nhất khi đầu tư? Làm sao để tôi biết được thị trường mục tiêu của tôi cần gì?
Trong khi các doanh nghiệp của chúng ta chuyển sang tiếp thị bằng email để giải quyết những thắc mắc này thì quan niệm email marketing vẫn còn tương đối mới đối với các tổ chức phi lợi nhuận. Có lẽ email marketing không phải là đáp án cho mọi vấn đề nhưng nó mang lại cho chúng ta một công cụ hữu dụng và hiệu quả để liên lạc với các hội viên.
Cho dù bạn đang phát hành thẻ hội viên, vận động quyên góp hay bán vé cho một buổi biểu diễn gây quỹ, email marketing vẫn có thể đem lại cho bạn một số tiền khổng lồ. Bài viết này cung cấp những thông tin về việc làm thể nào để phát triển chiến thuật và chiến lược email marketing thành công có thể ứng dụng được cho cả tổ chức phi lợi nhuận lẫn các doanh nghiệp.
Bước 1: Tạo danh bạ của riêng bạn
Có hàng tá bài viết nói về việc làm thế nào để lập một danh bạ có hiệu quả, và hầu hết đều viết về những chiến lược giống nhau:
- Phát tờ đăng ký trực tiếp
- Trả tiền cho việc tìm kiếm
- Sử dụng công cụ dò tìm
- Tạo đường link dẫn đến trung tâm từ thiện của bạn
- Tạo đường link dẫn đến tổ chức từ thiện trực tuyến hay mục đăng kí tham gia sự kiện
Những chiến thuật này đều xác thực và đáng tin cậy. Cũng có hàng tá những bài báo khác nói về vấn đề này nhưng theo như những nhà tiếp thị bằng email được biết thì mua hay thuê lại danh bạ là một điều tối kỵ. Mục tiêu của chúng tôi khi giúp đỡ một tổ chức phi lợi nhuận xây dựng danh bạ sơ khởi của nó là tạo ra một nhóm lớn những thành viên thực sự muốn có thông tin từ tổ chức.
Tổ chức Trao đổi Nghệ thuật thị giác (VAE) là một tổ chức phi lợi lợi nhuận có trụ sở tại Raleigh, NC chuyên hỗ trợ cho các nghệ sĩ mới nổi tại địa phương. VAE nhận được phần lớn lượt đăng ký email không phải từ trang web mà từ khách đến xem triển lãm ở trung tâm Raleigh.
Dù cho bạn có một kế hoạch chi tiết cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn hay đơn giản chỉ là một mẩu giấy và một cây viết mực tại bàn tiếp tân, bạn cũng đừng xem thường quyền lực của việc đăng ký trực tiếp. Tuy nhiên, mục đăng kí trên trang web cũng rất quan trọng. Hầu hết những nhà cung cấp email marketing đều tự động tạo một đường link đăng ký có thể dễ dàng đặt vào trang chủ của bạn.
Bước 2: Gây chú ý bằng email marketing
Việc liên lạc bằng bản tin thường xuyên có thể giữ chân những thành viên quan tâm đến công ty bạn. Dù cho bạn đang tổ chức một sự kiện, tìm kiếm tình nguyện viên hay yêu cầu quyên góp trực tuyến thì một bản tin được gửi vào email thường xuyên sẽ giữ chân các hội viên của bạn.
Mới đây VAE đã sử dụng chiến thuật email marketing để tăng số lượng vé bán trực tuyến từ 8% đến 20% cho buổi triển lãm của họ vốn được dùng như một buổi gây quỹ chính thức của tổ chức. Thường xuyên cập nhật email là một phần khó khăn trong chiến lược bán vé. Mỗi thông điệp đều giới thiệu một điều gì đó mới mẻ về buổi triễn lãm. VAE không “dội bom” hội viên với cùng một thông báo mà cho họ thông tin mới về sự kiện thông qua mỗi email như: Ai là nhà tài trợ mới tháng này? Bao nhiêu vé đã bán? Bao nhiêu họa sĩ tham gia những buổi đấu giá âm thầm và trực tiếp?
Bạn có thể nói với thành viên của bạn những gì để thu hút họ, và rốt cuộc cũng để lôi kéo họ vào những hoạt động thích hợp?
Bước 3: Tránh lạm dụng email – email phải là cái những người trong danh bạ của bạn muốn
Việc chụp lên danh bạ quá nhiều email không có mục đích có thể làm hại tổ chức của bạn. Một bảng khảo sát gần đây do Convio thực hiện cho thấy 36% số người quyên góp chính thức nói họ có thể quyên góp một lần nữa nếu tổ chức cho phép họ nói ra số lần họ muốn nhận email.
Là một nhà tiếp thị email cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn, bạn nên thực hiện điều đó trước tiên để nhận dạng các nhóm xếp theo mức độ thường xuyên trong danh bạ và đảm bảo rằng bạn gửi cho họ đúng những gì họ yêu cầu cũng như đúng lúc họ cần thông tin đó.
VAE có một số danh bạ email như sau:
- Kêu gọi vì Nghệ sĩ
- Kêu gọi vì nhà tài trợ
- Kêu gọi vì tình nguyện viên
- Cập nhật sự kiện
Bằng cách ra sức giữ liên lạc bằng danh bạ, VAE đã duy trì được một tỉ lệ mở mail là 50% và tỉ lệ truy cập vào đường link là 9%.
Trước đây, VAE không sử dụng phần mềm email marketing và không có phương tiện đánh giá hiệu quả chiến dịch. Còn bây giờ, VAE có thể theo dõi kết quả của mỗi chiến dịch để chiến lược email marketing có thể được chỉnh sửa khi cần.
Bước 4: Tiếp nhận phản hồi
Việc yêu cầu phản hồi từ người nhận email của bạn bất chấp bạn đang gửi cái gì là một thử nghiệm tốt. Hãy cho người nhận một khoảng trống để họ phản hồi. Chỉ nên chừa một khoảng nhỏ và đặt nó bên dưới bản tin. Những ý kiến từ phía khách hàng sẽ có ích cho nội dung của bản tin tương lai cũng như cho phép bạn xác định được cảm xúc của hội viên.
Bước 5: Thực hiện khảo sát thường xuyên
Trong những bảng khảo sát, bạn nên yêu cầu phản hồi bởi đó có thể là một cách hay để bạn thu thập ý kiến về những gì mà người đọc muốn xem. Bạn nên gửi khảo sát một cách từ từ từng ít một. Nếu bạn muốn tiến hành khảo sát nhiều hơn ba tháng một lần, hãy cân nhắc việc chừa ra một đoạn để xin ý kiến trong bảng khảo sát rồi gửi cho nhóm đó thường xuyên hơn.
VAE vừa khảo sát những hội viên của mình để quyết định chương trình mới sẽ đem lại cho hội viên những gì mà họ muốn xem. Khoảng 40% người nhận email đã trả lời. Ngoài ra, email mà VAE gửi cho những thành viên trong list đã nhận được 44% lượt truy cập vào đường link và 48% lượt mở thư.
Các thành viên đều muốn có cơ hội được nêu ý kiến phản hồi. Một bảng khảo sát hàng quý trực tuyến là cách làm hiệu quả và rẻ tiền để xác định mối quan tâm của hội viên.
Tóm tắt
Dù cho bạn gửi email hay tiến hành khảo sát, hãy lắng nghe những người trong danh bạ của bạn. Danh bạ email của bạn sẽ đem lại sự chủ động cho hội viên của bạn. Họ có quyền yêu cầu nội dung nên họ cũng thoải mái nói lên những gì họ nghĩ. Việc cung cấp cho họ tư liệu có giá trị sẽ giúp tăng thêm số tiền họ ủng hộ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Sau khi hoàn thành chiến lược email marketing, tổ chức VAE đã có thể tăng lượng truy cập cho trang web của mình lên 200%, tăng số lượng hội viên lên 40% và tăng gấp đôi lợi nhuận hàng năm của mình.
Với cách nghĩ như một nhà tiếp thị, bạn cũng có thể giúp tổ chức phi lợi nhuận của mình phát triển chương trình, dịch vụ và sản phẩm cũng như giúp bạn phục vụ hội viên của mình tốt hơn.
Tối ưu hóa khả năng chuyển phát email
Là một marketer online, mỗi ngày bạn có thể gặp nhiều vấn đề liên quan đến việc gửi email. Dù bạn gửi email cá nhân hay những thông tin nhằm tiếp cận khách hàng, những tin nhắn điện tử này thường bị lọc do bị xếp vào spam – thư rác và sau đó lại bị gửi trả về với lí do là không thể gửi được.
Đối với việc trao đổi thư từ qua lại bình thường không có tính thương mại, thì đây chỉ là một vấn đề gây phiền toái và bất tiện nho nhỏ. Nhưng khi tin nhắn của bạn lại đang chuyển đi một thông điệp quan trọng hoặc khẩn cấp, và nếu trong đó chứa những hoá đơn hay các bản thanh toán tiền gấp rút, hoặc những thông tin dịch vụ, bạn sẽ có nguy cơ đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng.
Nếu bạn là một marketer, cứ mỗi tin nhắn không chuyển được sẽ làm bạn mất đi một phần lợi tức.Thế nhưng vài cách sau đây có thể giúp cho việc chuyển phát thông tin của bạn và giảm thiểu khả năng rơi vào các truờng hợp trên.
Mấu chốt của việc chuyển phát email trên mạng là việc đặt lòng tin của của bạn vào các nhà cung cấp dịch vụ Internet, hay ISP. Vì những công ty này cần cung cấp những dịch vụ có chất lượng cho khách hàng, họ đặt ra những tiêu chuẩn giao thức và các quy tắc liên quan đến thư rác.
Để giao tiếp với khách hàng của bạn mà không có bất kì trở ngại nào, bạn nên tập trung vào 5 tiêu chí quan trọng sau để tối ưu hoá tỉ lệ thành công trong việc chuyển phát thông tin.
1. Lưu ý đến danh sách của bạn
Điều này có liên quan như thế nào? Bạn chỉ nên thêm người nhận thông qua các chương trình opt – in , xoá bỏ những tài khoản bị gửi trả về và những yêu cầu không người nhận ngay lập tức. Không bao giờ phân phát theo những danh sách đã lỗi thời hoặc đã được mua. Nhiều bản danh sách đã được mua chứa đựng các bẫy spam hoặc các địa chỉ hấp dẫn, mục đích để lừa và bắt giữ những kẻ phát tán spam.
2. Duy trì các khiếu nại ở mức độ thấp
Người nhận có cần những tin nhắn của bạn không? Mỗi lần khách hàng than phiền với các nhà cung cấp dịch vụ Internet của họ, sẽ dẫn đến việc giảm đi khả năng chuyển phát thông tin.
Một số những ISP phổ biến bao gồm AOL, Yahoo và Hotmail phản hồi lại những lời khiếu nại này rất đơn giản chỉ bằng 1 cái click chuột vào spam. Biết được họ đã nhận được bao nhiêu lời khiếu nại từ khách hàng là điều rất quan trọng.
Quá trình khiếu nại có thể được tự động hoá, bằng cách những nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị email sẽ loại bỏ những người khiếu nại trong danh sách và tổng hợp những dữ liệu đó trong các bản báo cáo.
Tuy nhiên, bạn nên cố gắng tránh những khiếu nại. Để giảm thiểu tối đa những khiếu nại, hãy để người nhận biết bạn là ai bằng cách điền tên công ty của bạn trên mục “from”, sử dụng đề tài rõ ràng và thích hợp, và chuyển phát thông tin theo 1 lịch trình đã định sẵn.
3. Chuyên nghiệp:
Những tin nhắn bạn gửi nói lên điều gì về công ty của bạn? Nâng cao chất lượng nhãn hiệu và danh tiếng của công ty bạn bằng cách gửi đi những thông tin email được thiết kế tốt, có tổ chức và thích hợp. Phân đoạn những danh sách được chuyển đi và sắp xếp thông tin bất cứ khi nào có thể. Bạn cũng nên chắc chắn rằng tên miền cho các trang quảng cáo có thể cung cấp địa chỉ Whols công khai và chính sách bảo mật được liên kết rõ ràng.
4. Sử dụng chức năng xác thực email.
Lợi dụng các kĩ thuật xác thực email, điển hình là việc sử dụng Sender Policy Framework (SPF), đây là hệ thống tổ chức cung cấp các tiêu chuẩn mở, phương pháp kĩ thuật để ngân chặn các địa chỉ email giả.
5. Tạo danh tiếng
Những hoạt động bạn đã từng làm nói lên điều gì về bạn?. Để tạo nên một danh tiếng vững chắc trong những trường hợp này cần thời gian, và bằng một cách duy nhất là gửi những email hợp pháp bằng những cách thực hiện tốt nhất.
Gửi email hợp pháp, làm sạch danh sách và những khiếu nại. Chắc chắn rằng các dịch vụ email của bạn được thiết lập với những địa chỉ IP riêng để các hoạt động tiếp thị bằng email của bạn chỉ ảnh hưởng đến danh tiếng của chính bạn.
Khi đã theo sát những chiến lược cực kì chủ động trong việc tiếp thị qua email, bạn nên sử dụng các công cụ báo cáo kết quả trong phần mềm tiếp thị email của mình để đánh giá toàn bộ công việc.
Khi bạn tìm thấy các ISP đặc biệt đang ngăn chặn và phá hoại việc giao tiếp của mình dù bạn đã thực hiện các bước trên, ngay lập tức hãy tiếp xúc ngay với họ để giải quyết vấn đề và xin danh sách tiếp nhận.
Những lợi ích của việc tiếp thị bằng email là không thể phủ nhận được. Với những nỗ lực không mệt mỏi, các marketer có thể phát huy đáng kể khả năng chuyển phát email tiếp thị, và có thể đạt được những kết quả quan trọng trong công việc.
5 mẹo tiếp thị qua email của nhóm B2B
Hiện tại chúng tôi, những nhà tiếp thị qua email, đang ở trong thế tiến thoái lưỡng nan. Một mặt, chúng tôi nổi tiếng là nguồn truy cập đem lại doanh thu nhanh chóng. (Tuần này, có ai nói “Này, số lượng khách đăng kí của chúng ta giảm rồi, hãy gửi email khác đi.” không?). Mặt khác, thật “nực cười” làm sao những lời khen ngợi đã lắng dần khi những cuộc bàn tán xôn xao về ngân sách lại nổi lên và chúng ta cứ chết dần vì sự đầu tư có giới hạn cùng nguồn cung cấp đang cạn kiệt.
Vậy một nhà tiếp thị qua email phải làm gì?
Từ thực tế đó, tôi sẽ tổ chức một nhóm hội thảo của những nhà tiếp thị hàng đầu tại Hội thảo marketing của nhóm MarketingProfs B2B vào tháng 6 tới. Những thành viên đăng kí trang blog ReturnPath có thể tiết kiệm 200 đô-la Mỹ bằng cách sử dụng mã số khuyến mãi.
Sau đây là 5 ý tưởng từ nhóm người tham gia hội thảo mà tôi tổ chức tại Hội thảo marketing của nhóm MarketingProfs B2B vào tháng 6 mà bạn có thể áp dụng cho chương trình riêng của mình. Tôi sẽ nói chi tiết hơn với 5 ý tưởng này tại buổi hội thảo.
1. Biến suy thoái thành lợi thế
Nhờ đơn giản và không tốn kém, ngày càng nhiều doanh nghiệp gửi thông điệp của họ qua email. Bạn có thể thấy kết quả là hộp thư của bạn ngày càng nhiều thư quảng cáo hơn.
Điều đó đồng nghĩa với việc những lá thư của chúng ta phải thu hút hơn những phương tiện khác mới có thể tạo ra sự đột phá. Để có được những lá thư đó, bạn cần phải tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho người đăng kí nhận email. Và điều này đòi hỏi phải kỷ luật trong việc định kỳ gửi thư, phân loại thư, tập hợp dữ liệu, cải tiến các phương pháp và báo cáo, do đó đòi hỏi phải có nhiều sự đầu tư hơn trong lĩnh vực này.
Cho nên khi bạn cảm thấy áp lực vì phải làm nhiều hơn và với ít vốn hơn thì hãy tập trung vào việc chứng tỏ làm thế nào việc gửi thư đến nhiều mục tiêu hơn sẽ được hồi âm nhiều hơn và tăng thêm giá trị cho email của bạn. Chẳng hạn, hãy gửi một lá thư cho khách hàng về các sự kiện liên quan đến họ như: Việc gia hạn, kỷ niệm ngày kí hợp đồng, nâng cấp, số lượt sử dụng, những điều mới mẻ trong mối quan hệ,… Hãy chứng tỏ những lá thư đó tạo ra nhiều hứa hẹn hơn như thế nào để khiến bất cứ ai đăng kí nhận email cũng tự động nhận chúng.
2. Hoàn thiện bảng thông cáo về tiện ích của sản phẩm
Email là loại hoàn vốn đầu tư (ROI) cao nhất, vì thế hãy nắm chắc việc thu thập những địa chỉ email từ bất cứ điểm truy cập nào. Vì bạn muốn có được email từ bất kì sự truy cập nào nên trang chủ của bạn có thể không phải là nơi dừng chân tốt nhất nếu hầu hết khách hàng truy cập trang web của bạn từ nhiều đường dẫn khác nhau.
Vì thế cần phải đảm bảo có một bảng thông cáo về lợi ích của trang web một cách hấp dẫn và rõ ràng tại mọi trang tìm kiếm và quảng cáo, tại phần dưới cùng của mỗi bài viết gửi lên blog, trong những cuộc giao dịch buôn bán hay chăm sóc khách hàng bằng điện thoại, trong các diễn đàn trực tuyến và mọi trang download về hướng dẫn sử dụng sản phẩm.
Bí quyết ở đây chính là “sự hấp dẫn”. Những thông cáo sản phẩm và thông cáo báo chí thì không hấp dẫn. Ý tưởng là ở đây là: Mẹo vặt sản xuất, tin tức tay trong, cơ hội kết nối với bạn bè, lời mời đến những sự kiện tuyệt vời, và truy cập độc quyền.
3. Sự phân chia đơn giản là cần thiết
Nếu không có sự phân chia nào khác, hãy phân biệt những lá thư dành cho khách hàng tiềm năng và khách hàng quen thuộc. Đây là những nhóm đặc biệt khác nhau có mối quan hệ khác nhau đối với thương hiệu, sản phẩm và có mức độ hiểu biết khác nhau về tiện ích của sản phẩm và giải pháp của bạn. Tùy theo khách hàng mà bạn có cách đối xử khác nhau, nếu không bạn sẽ không còn cái nhìn lạc quan về việc tiếp thị qua email nữa.
4. Danh tiếng của người gửi cũng là vấn đề đối với nhóm B2B
Mặc dù nhiều nhà tiếp thị B2B nghĩ rằng những phản hồi họ nhận được từ những trang web cơ sở của các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISPs) như AOL, Yahoo và MSN/Hotmail không thích hợp, vì những tệp tin của họ không liên quan đến những tên miền này và ngược lại.
Những nhà cung cấp dịch vụ Internet đưa ra các phản hồi quan trọng về tiếng tăm của người gửi thư cho bạn dựa trên lời góp ý (được đăng ký với nhà cung cấp khi người đăng kí nhấp chuột vào nút “This is Spam” hay là “This is Junk”) – và bạn có thể dùng dữ liệu đó để biết khả năng phân phối của chương trình của bạn tại các hệ thống liên kết.
Hầu hết các nhà quản lý hệ thống kinh doanh đều sử dụng hai phần mềm Cloudmark hay Postini – cả hai chủ yếu làm việc dựa trên những lời góp ý – để quyết định lá thư nào được phép qua cổng và vào hộp thư của người đăng kí. Dĩ nhiên, một số nhà kinh doanh đặc biệt sử dụng những hệ thống email của người tiêu dùng để nhận những email mà họ không muốn nó nằm trong hộp thư liên kết của họ.
5. Kiểm tra giọng thư
Khi hộp thư đã đầy thư quảng cáo và ngân quỹ ngày càng eo hẹp hơn, hãy kiểm tra giọng thư. Những người đang kí nhận thư của bạn có phản hồi tốt hơn đối với một lá thư tốt đẹp, xán lạn và đầy hy vọng như “thử ngay để dẫn đầu”, hay một cách tiếp cận mù mờ hơn với đối tác như kiểu “làm sao để đạt nhiều hơn mà ít hao tốn hơn”?
Có lẽ một lá thư sẽ có hiệu quả hơn so với nhiều loại thư quảng cáo sản phẩm khác nhau.
Bạn muốn có thêm ý tưởng marketing tuyệt vời của nhóm B2B? Hãy đăng ký tham gia Hội thảo Marketing của nhóm MarketingProfs B2B ngay bây giờ. Hãy nhớ dùng mã số khuyến mãi ESPK08 để tiết kiệm 200 đô-la Mỹ.
